ご利用案内

ご利用の流れ

  1. 1. お問い合わせ、受付開始
  2. 2. 仮予約
  3. 3. 利用申込み
  4. 利用承認書の発行
  5. 4. 予約金のお支払い
  6. 5. お打ち合わせ
  7. 6. 施設利用料金のお支払い
  8. 7. 付帯サービスのお申込み
  9. 手配内容確認書発行
  10. 8. ご利用当日
  11. 9. ご精算

1. お問い合わせ、受付開始

ステーションコンファレンス予約センターまでお問い合わせください。
TEL:03-6888-8070(平日9:00~17:50)
FAX:03-6888-8062
ホームページ:http://www.tstc.jp/

受付開始
  • 小規模な貸室のご利用:ご利用日の6ヶ月前に当たる月の受付初日
  • 大規模な貸室のご利用:ご利用日の1年前に当たる月の受付初日

※1年以上先の大型案件につきましてはご相談ください。

2. 仮予約

空室状況をご確認いただきましたら、お電話、FAX、電子メールにより、ご希望の貸室を1週間仮予約いただけます。

予約を取り消す場合はお電話にてご連絡ください。仮予約後1週間が経過しても当社にご連絡いただけなかった場合は、自動的に仮予約の取り消し扱いとなりますのでご了承ください。

3. 利用申込み、利用承諾書の発行<予約成立>

仮予約期間に当社よりお送りする「利用申込書」に、必要事項記入・押印の上、申込期日までにFAXまたは電子メールにてご提出ください。ご返信が確認できない場合は、予約取り消し扱いとさせて頂きます。

「利用申込書」の受領後、当社の「利用承諾書」の発行をもって予約成立といたします。
承諾書発行後の「貸室・日程・時間の変更または利用の取り消し」は当社が定めるキャンセル料の対象となりますので十分ご注意ください。

お申込みにあたり「ステーションコンファレンス利用規則」をお読みいただき、十分ご理解いただきますようお願い申し上げます。

ご提出書類
  • 利用申込書

4. 予約金のお支払い

予約金として施設利用料金の30%相当額について請求書を発行いたします。
当社が指定する期日までにお振り込みください。

5. お打ち合わせ

ご利用日の2週間前までに、当社担当者よりレイアウトおよび付帯サービス(什器・備品、ケータリングサービス等)の手配についてお打ち合わせのご連絡を差し上げます。
ご利用に関するご依頼内容をお伺いいたします。

なお、手配にかかわるご相談は随時対応いたしておりますので、お気軽にお問い合わせください。

6. 施設利用料金(予約金を除く)のお支払い

施設利用料金の全額から予約金を差し引いた金額について請求書を発行いたします。
ご利用日の10日前までにお支払いください。
ご入金が確認できない場合、ご予約を取り消す場合がございますのでご注意ください。

7. 付帯サービスのお申込み、手配内容確認書発行

手配内容が決まりましたら「オーダーシート」を、ご利用日の7日前までにご提出ください。
「オーダーシート」受領後、会場レイアウト図・「手配内容確認書」をご送付いたします。「手配内容確認書」の発行をもって、付帯サービスの予約が成立致します。これ以降の付帯サービスの変更、取り消しにつきましては、当社が定めるキャンセル料の対象となります。数量変更の期限は、次の表のとおりとなります。

手配内容確認書の内容をご確認いただき、ご利用日の2日前までにご署名の上、FAX、電子メール、郵送等でご返送ください。

付帯サービス オーダー期限 数量変更期限
什器・備品 利用日の7日前の受付終了時間まで 利用日の3日前の受付時間内まで
ケータリング パーティー 利用日の7日前の受付終了時間まで 利用日の3日前の15:00まで
パーティー以外 利用日の7日前の受付終了時間まで 利用日の2日前の15:00まで
ご提出書類
  • 什器・備品オーダーシート
  • ケータリングオーダーシート
  • 手配内容確認書のご署名

8. ご利用当日

ご利用開始時には、受付にてチェックインを行ってください。
ご利用終了時には、受付にてチェックアウトを行ってください。

9. ご精算

4、6の請求以降に発生した付帯サービス等の料金のご精算について請求書を発行いたします。
当社の定める期日までにお支払いください。

キャンセル料について

施設利用料金
利用開始日の3ヶ月前の同一日の前日の受付終了時間まで 施設利用料金の30%相当額
利用開始日の3ヶ月前の同一日以降1ヶ月前の同一日の前日の受付終了時間まで 施設利用料金の50%相当額
利用開始日の1ヶ月前の同一日以降 施設利用料金の全額
付帯サービス料金
利用日の5日前から前日の受付終了時間まで ご提供するサービスの50%相当額
利用日の当日 ご提供するサービスの全額

ただし、キャンセル料とは別に、当社または当社が指定する業者が第三者に対してすでに支払い、またはその後支払わなければならない料金等、当社の損害がある場合、その相当額を申受けます。

施設営業日・営業時間

当施設は、年末年始の休業日を除き、通年営業いたします。営業時間は、原則として9:00~21:00とします。
ただし、当施設の修理、点検等のため臨時に休業することがありますので、あらかじめお問い合わせください。

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